GTD, las siglas de la productividad cumplen 15 años

La metodología de productividad personal GTD (‘Getting Things Done’), ideada por el estadounidense David Allen, cumple 15 años con una reedición revisada del libro que le dio origen y una comunidad de usuarios creciente en España.

Portada de 'Organízate con eficacia', el manual del método GTD. EFE/Empresa ActivaPortada de 'Organízate con eficacia', el manual del método GTD. EFE/Empresa Activa

Convertidas en referencia obligada para los interesados en adentrarse en el mundo de la productividad personal, la metodología GTD (‘Getting Things Done’, que en español se podría traducir como ‘hacer las cosas’ o ‘dejar los asuntos terminados’) cumple quince años con la última edición del libro en la que su creador, el estadounidense David Allen, ha revisado el texto superventas que lanzó por primera vez en 2001.

Este sistema, basado en la gestión de asuntos a partir de listados de tareas, carpetas y calendarios, cumple quince años espoleado por la transformación laboral marcada por la era de Internet y la economía del conocimiento, marcada por el cambio constante, los imprevistos, la flexibilidad y las nuevas vías de comunicación, como el correo electrónico.

GTD es el primer planteamiento serio sobre cómo mejorar la productividad de los profesionales del conocimiento. El primer método que dice que el tiempo no se puede gestionar, que 24 horas son lo que son. Lo que nos dice es que ‘estés a lo que estás’ y propone un sistema de hábitos que se potencian mutuamente”, explica a EFEemprende José Miguel Bolívar, autor del libro ‘Productividad personal’ y consultor en la materia, que él prefiere denominar “efectividad centrada en las personas”.

“Es un entramado de recordatorios que permiten que sigas haciendo lo que quieres hacer, un sistema que permite no tener las preocupaciones en la mente, sino tener una sensación de control”, agrega Javier Cantos, director de la consultora La Fábrica del Tiempo.

Una respuesta a la era de la interacción

“GTD responde a una era en la que el correo electrónico ha crecido de manera exponencial”

La importancia que están tomando las técnicas de productividad personal tiene que ver, en opinión del profesor de la Universidad de Sevilla Joaquín Peña, por el incremento exponencial de los asuntos que cualquier trabajador tiene que atender en un día, tomando como ejemplo el número de correos electrónicos entrantes que puede tener en una jornada.

El volumen de correo electrónico ha crecido los últimos años de manera exponencial. De 2003 a 2009 se ha multiplicado por cinco, y la curva es exponencial. La media de tiempo en atender el correo electrónico para un trabajador puede ser de 3 horas diarias y 40 ó 50 correos cada jornada. Eso empieza a suponer un problema tan importante que se empiezan a buscar alternativas. Y la mejor es GTD”, afirma el investigador universitario, docente del área de Lenguajes y Sistemas Informáticos.

Jeroen Sangers. EFE/EBE

Jeroen Sangers. EFE/EBE

Corrobora esta percepción Eduardo Apodaca, responsable de la oficina de David Allen para el mercado hispanohablante. “Debido a la explosión tecnológica, la gran mayoría de nosotros estamos expuestos al manejo de una gran cantidad de información potencialmente relevante o valiosa para nosotros.  La necesidad de tener un método que nos ayude a navegar en este nuevo entorno es una de las razones que ha convertido a GTD en un sistema tan popular”, comenta a EFEemprende.

Uno de los pioneros en nuestro país del uso de GTD es el ingeniero informático holandés Jeroen Sangers, que encontró el método en 2003 buscando soluciones de productividad y puso en marcha tres años después el blog ‘El Canasto’, uno de los puntos de referencia obligados en la materia.

“La clave del método es que los anteriores solo hablaban de empezar ‘desde arriba’, proponiendo objetivos a los que llegar. Pero a una persona que está hasta arriba de trabajo, decirle que tiene que cumplir objetivos es hacerle trabajar más. Una de las novedades de GTD cuando salió es que permite recuperar el control sobre tu vida. Cuando ya eres más productivo es cuando puedes ponerte objetivos”, explica Sangers.

¿Qué es realmente GTD?

El sistema que propone David Allen consiste en una serie de listados y carpetas (físicas o virtuales) en los que el usuario debe anotar sus asuntos pendientes indicando siempre las acciones siguientes que deben conducir a su conclusión.

José Miguel Bolívar. EFE/José Miguel Bolívar

José Miguel Bolívar. EFE/José Miguel Bolívar

“El flujo de trabajo es lo más famoso de GTD, que propone cinco pasos para capturar todo lo que te llega de todos los lados, y luego plasmarlo en un sistema que te da una lista de tareas organizada, que permite que en todo momento sepas qué hacer”, aclara Jeroen Sangers.

Este sistema pone énfasis en lo que el autor llama la ‘captura’, recoger todas las ideas o asuntos pendientes que el usuario pueda tener en un soporte fuera de su propia memoria, para centrarse en lo que está haciendo en cada momento. Otra de las claves que ofrece es la regla de los dos minutos, según la cual cada acción vaya a necesitar menos de dos minutos de duración debe llevarse a cabo inmediatamente.

Una de las claves de GTD es la regla de los dos minutos: una acción que requiere menos de dos minutos debe hacerse inmediatamante.

“Capturar es una condición indispensable en GTD, si no capturas los asuntos no puedes trabajar. Pero lo importante es separar esa parte de procesar los asuntos de la parte de hacer”, apunta Jerónimo Sánchez, consultor y autor de ‘Productividad personal en una semana’. Para Rubén Alzola, que también ejerce labores de consultoría, otra de las claves de GTD es la capacidad de control que da a un profesional.

“Este sistema me permite tomar el control de mi mundo y convertir en algo ordenado las diversas fuentes de entrada: el teléfono, el correo electrónico, los dispositivos móviles. Esto me permite ordenar mi jornada laboral y también aplicarlo a lo personal. De hecho, David Allen no distingue entre tareas personales y profesionales”, comenta Alzola.

Jerónimo Sánchez EFE/Jerónimo Sánchez

Jerónimo Sánchez EFE/Jerónimo Sánchez

Un sistema complejo o una vida compleja

Una de las principales críticas que suscita GTD es la dificultad para ponerlo en marcha como sistema. La cantidad de tareas que Allen propone en su libro funcionan como un todo que requiere su puesta en marcha al completo. “Hace que adoptes una serie de hábitos, los cuales ninguno tiene sentido sin los demás. Comporta muchos cambios a la vez”, reconoce Jeroen Sangers.

Para José Miguel Bolívar, la dificultad no está tanto en los sistemas sino en la complicación de las situaciones laborales de quienes intentan ponerlo en marcha. “Lo realmente complejo es la vida que tenemos. Si GTD lo aplicara un boticario del siglo XIX sería sencillo”.

Rubén Alzola. EFE/Rubén Alzola

Rubén Alzola. EFE/Rubén Alzola

“Hay una cierta inflexibilidad, es un ‘pack’, o lo compras todo o no lo compras. GTD no tiene una adquisición por capas”, apunta Rubén Alzola. “Mi punto de vista es que no todo el mundo necesita el mismo grado de productividad personal. Poder ponerlo en marcha poco a poco, de lo más sencillo a lo más complejo, creo que lo facilitaría”, agrega.

Por otra parte, otros expertos como Joaquín Peña reconocen que, si bien GTD tiene el mérito de haber sido el primero en hacer frente a la “interacción constante” del correo electrónico, quizás se puede estar quedando obsoleto en cuanto a la cantidad de impactos que un profesional recibe en su día a día, no solo del correo sino de otras fuentes como las redes sociales.

La dificultad de la adquisición de tantos hábitos es la que ha dado luz a sistemas derivados como ZTD (Zen To Done), o alternativas que destacan por su sencillez, como Autofocus. Pero lo cierto es que el método de David Allen, quince años después, sigue sin tener competencia real.

Interés de grandes compañías españolas

En España, la comunidad de profesionales que utiliza GTD está en crecimiento, aunque va “con retraso” respecto a Estados Unidos u otros países europeos. El libro de Allen, antes de la edición revisada y aumentada que ha salido en 2015 editada por Empresa Activa, alcanzó en España doce ediciones. Una cincuentena de blogs en nuestro país trata habitualmente el tema.

Altos directivos de empresas españolas medianas o grandes ya lo están implandando

“La situación ha cambiado bastante en los últimos tres o cuatro años. A nivel de empresa antes lo conocían dos o tres adelantados, quien trabajaba en multinacionales. A día de hoy hay un volumen de personas que lo llevan implantando años”, apunta Bolívar, que ofrece su propio método basado en GTD (Óptima3) y planea tener un técnico certificado por la organización de David Allen durante el próximo año.

Javier Cantos. EFE/La Fábrica del Tiempo

Javier Cantos. EFE/La Fábrica del Tiempo

Javier Cantos, director de la consultora La Fábrica del Tiempo, asegura que el número de ejecutivos clientes de su empresa que conocen GTD se ha incrementado mucho en los últimos años. “En un nivel con un perfil técnico o de alto directivo en empresa mediana o grande, un amplio porcentaje conocen lo que es GTD, o han hecho algún pinito”, explica.

“Las empresas grandes son las que se empiezan a interesar, porque entienden el potencial de esta forma de trabajar. Se nota mucho la diferencia en estos últimos años”, agrega Jerónimo Sánchez, que también realiza formación en productividad y aporta una comparación curiosa. “Poner en práctica GTD es como perder peso: requiere desarrollar cierto tipo de hábitos y como tal cuesta tiempo, pero no es un tema de dificultad intrínseca, sino de desarrollar hábitos que no tienes”, finaliza.

Sección: Formación

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